СЕД – система електронного документообігу для оптимізації роботи компанії

СЕД – система автоматизації внутрішніх процесів компанії, дозволяє працювати з електронними картками документів, файлами, завданнями. Основні функціональні можливості системи: створення, маршрутизація, зберігання, класифікація, пошук документів, контроль і виконання завдань, відправка повідомлень. Система електронного документообігу надає співробітникам компанії можливість обмінюватися необхідною інформацією в рамках рольової моделі, працювати з різними форматами файлів (docx, xlsx, pptx, pdf, jpg і інші), накладати ЕЦП для надання юридичної значимості документам, а також формувати електронний архів.

Системи електронного документообігу: області застосування

СЕД використовується в IT-інфраструктурі великих і середніх компаній будь-якої сфери діяльності. Впровадження системи дозволяє закривати великий спектр внутрішніх завдань компанії. Електронна система документообігу на підприємстві – це:

• управління потоками документації;
• відстеження виконання поставлених в рамках процесів завдань;
• забезпечення інформаційної безпеки;
• інтеграція з обліковими системами для збагачення даними;
• огляд, облік і фіксація бізнес-процесів;
• визначення показників ефективності співробітників, підрозділів, компанії в цілому;
• формування системи проектування, виконання та моніторингу внутрішніх бізнес-процесів.

Електронний документообіг (СЕД): переваги для співробітників і керівників

Система електронного документообігу дозволяє значно впорядкувати роботу над внутрішніми процесами компанії. Створений в системі електронний документ має чітко визначений workflow і дозволяє співробітникам розуміти свою зону відповідальності, дедлайни і інші регламенти обробки документів або виконання завдань. Керівник може ефективно відслідковувати хід виконання документа, поставлених завдань та доручень. Великим плюсом наявності єдиної системи електронного документообігу (СЕД) є організація простої системи пошуку документів і максимально розвинений рівень звітності.

Впроваджуючи СЕД і автоматизуючи бізнес-процеси, компанія отримує такі переваги:

• звільняються площі, займані паперової документації;
• зменшуються витрати на обслуговування офісної техніки та друк;
• знижуються витрати на доставку документації;
• скорочуються різні види витрат,наприклад, трудовитрати персоналу;
• знижується ризик втрати документа;
• прискорюється документообіг між підрозділами компанії;
• контролюється авторство і редагування документа

Електронна система документообігу – передове рішення для компаній

Сучасні системи електронного документообігу містять засоби для групової роботи над електронними документами і внутрішніми процесами. Електронна система також оптимізує календарне планування та завантаження офісного персоналу, дозволяє безпечно працювати з віддаленими підрозділами компанії та забезпечувати їх управління відповідно до інструкцій.  Електронна система документообігу націлена на вирішення проблем, які пов’язані із зменшенням витрат і економією внутрішнього ресурсу підприємства. Сучасна електронна система документообігу є незамінним інструментом для автоматизації роботи в органах державної влади. 

Для впровадження електронного документообігу необхідний IT-фахівець, компетентний в сфері управління бізнес-процесами, що вміє працювати з BPMN нотаціями і має навички адміністрування корпоративних систем. При наявності такого співробітника, система може бути безкоштовно впроваджена штатним персоналом замовника без залучення фахівців вендора. Найкращий варіант для компанії – електронний документообіг, що працює в одному ІТ-ландшафті з системами управління (наприклад, кадрова система) і обліку (наприклад, ERP або HR).