Чому компанії змінюють СЕД? Рекомендації для вибору

Вибір правильного рішення для автоматизації документообігу і діджиталізації процесів — завжди непросте завдання. Варто детально розібратися з завданнями, які така система буде вирішувати, опрацювати внутрішні вимоги до системи, вивчити успішні кейси.

Ігор Приходько CEO Almexoft

25 жовтня 2019 року команда українського офісу Almexoft взяла участь у форумі"# Бізнесбезпаперу", який був організований компанією Ліга Закон. В рамках заходу був організований майданчик для обміну досвідом між представниками великого бізнесу і постачальниками ІТ- рішень в області автоматизації бізнес-процесів, юридично значущого електронного документообігу, SaaS інструментів і сервісів, які допомагають прискорити зростання бізнесу, оптимізувати витрати та час на підтримку адміністративних функцій компаній.

 

 

В рамках форуму спікери представили реальні кейси цифрової трансформації корпорацій і холдингів; розвіяли міфи та розповіли про можливості хмарних рішень, які дозволяють будувати бізнес без паперу; представили глобальну стратегію діджиталізації держави.

Цей захід дозволив поділитися багатим досвідом в частині автоматизації бізнес-процесів за допомогою SaaS версії AlmexECM, яку використовують провідні компанії як в Україні, так і за кордоном для ведення безпаперового документообігу, діджиталізації внутрішніх процесів і оптимізації ІТ ресурсів компаній. Від компанії Almexoft в форумі взяли участь Ігор Приходько (CEO), Микита Васильєв (СТО), Андрій Кокташ (Product manager), В’ячеслав Сніжко (BDM), Марія Сорокіна (UI / UX).

Andrey Koktash Product Manager
Viacheslav Snizhko Head Of Business Development
Nikita Vasiliev Chief Technical Officer
Maria Sorokina UI/UX Designer
Igor Prykhodko Chief Executive Officer

Ігор Приходько

СЕО компанії Almexoft, Ігор Приходько виступив з доповіддю на тему: «Чому компанії змушені змінювати вже впроваджені системи електронного документообігу? І на що варто звернути увагу при виборі СЕД ».

Дана тема є вкрай актуальною для сучасних українських компаній. Як показує статистика, зібрана відділом продажів нашої компанії, 57% компаній, які звернулися в Almexoft, планують проект впровадження системи електронного документообігу або ж BPM системи, при цьому вже маючи придбане або запроваджене програмне забезпечення для цих завдань. Це означає, що більш ніж половина проектів виявилися провальними!

 

Наші фахівці проаналізували основні причини, через які компанії змушені замінювати вже впроваджені системи електронного документообігу:

  • Низька продуктивність і зависання системи;
  • Застарілий інтерфейс відсутність веб та мобільного доступу;
  • Обмежені можливості кастомізації;
  • Висока вартість володіння програмним продуктом;
  • Проблеми з інтеграцією і доопрацюванням системи.

 

Наслідки таких проектів для бізнесу завжди є вкрай болючими.  Неефективно витрачений бюджет заважає компанії розвивати ІТ і запускати нові проекти через побоювання повторення провального проекту. Як наслідок, бізнес нарощує технологічне відставання, співробітники працюють менш ефективно, ніж могли б, конкурентна перевага в порівнянні з технологічними компаніями падає.  А процес підтримки невдалого рішення з’їдає всі ресурси, і, по факту, на реальну цифрову трансформацію компанії просто не залишається часу.

 

При цьому, незаперечним залишається той факт, що система електронного документообігу, як і система управління бізнес-процесами – це обов’язкова складова успіху сучасної компанії.  Ми, в Almexoft, наполягаємо, що СЕД обов’язково повинна будуватися саме на базі BPM платформи, дані типи систем можуть бути тісно інтегровані, таким чином закриваючи завдання по всім процесам управління компанією і забезпечення її життєдіяльності (як безпосередньо процесів документообігу, так і інших допоміжних процесів). Такі проекти автоматизації дійсно виводять бізнес на новий рівень розвитку, допомагають підтримувати його зростання і роблять його цифровим.

 

  • У частині забезпечення надійності системи і високої продуктивності:

– Сучасні технології та методології розробки;

– Наявність ORM (технологія програмування, що дозволяє використовувати різні БД для одного і того ж програмного продукту) – допоможе заощадити, вибравши необхідну саме для вашої організації базу даних;

– Можливість одночасної роботи з різними типами файлових сховищ.

 

  • У частині технологічності та сьогодення рішення:

Обов’язкова наявність ВРМ. Система електронного документообігу повинна будуватися на базі ВРМ і вже в базі надавати можливість проектувати, візуалізувати та виконувати бізнес-процеси. Такий підхід дозволить не залежати від вендора в частині постійних доробок.  А зміни процесів організації або додавання нових можуть бути зроблені “на льоту”. У виграші бізнес – ІТ рішення допомагає ефективно управляти змінами, а не гальмувати їх.  Кастомізація форм і шаблонів.  Кожен електронний документ є унікальним (поля, шаблони вкладень, представлення даних) – наявність сучасного редактора форм.

 

  • Можливості інтеграції та самостійного доопрацювання:

Тренд сьогоднішнього дня – low code / no code programming – можливість визначати або перевизначити логіку обробки процесів або окремих модулів системи, використовуючи налаштування або ж скриптову, спрощену мову програмування.  Наявність таких інструментів дуже допоможе масштабувати програмний продукт і максимально точно автоматизувати найскладніші процеси.

 

Величезною перевагою є відкритий API.  Це дає можливість як замовникам самостійно, так і інтеграторам безшовно інтегрувати СЕД в будь-які програмні рішення або дописувати додаткові модулі або цілі клієнтські програми.  Особливо актуальний відкритий API для банків і великих холдингів.  Де подібна система може виконувати так звану “оркестровку” систем, підтримуючи весь цикл процесу і насичуючи його додатковими даними по ходу виконання.

 

  • Умови володіння системою:

– Звертайте увагу на політику ліцензування програмного рішення і приховані платежі;

– Враховуйте витрати на супутні програмні продукти, необхідні для функціонування системи;

– Обов’язкова наявність робочого Service desk, бажано відповідно до міжнародних стандартів (наприклад, ITSM);

– Дізнайтеся плани з розвитку системи, roadmap розробки, частоту випускаються оновлень.

Вибір правильного рішення для автоматизації документообігу і діджиталізації процесів – завжди непросте завдання.  Варто детально розібратися з завданнями, які така система буде вирішувати, розробити внутрішні вимоги до системи, вивчити успішні кейси.  При виборі ІТ рішення, зверніть увагу на референс, які можуть надати клієнти та партнери потенційного підрядника або вендора програмного продукту.  Як правило, кращою рекламою, яка говорить сама за себе, є вже реалізовані проекти, тому ідеальний варіант – наживо побачити, як працює система в реальних умовах.

Ігор Приходько CEO Almexoft
Ваше повідомлення надіслано, дякую!
Залишилися питання? Напишіть нам і ми зв'яжемося з вами