Реліз Грудень 2019

“Вибір правильного рішення для автоматизації документообігу і діджиталізації процесів – завжди непросте завдання. Варто детально розібратися з завданнями, які така система буде вирішувати, виробити внутрішні вимоги до системи, вивчити успішні кейси ”

BPM конструктор

Етап служить для автоматичного створення дочірніх документів, при цьому дочірній документ створюється від імені автора батьківського документа. Може використовуватися у зв’язці з Compare, коли створення дочірнього документа обумовлено дотриманням ряду умов.

Етап містить наступні специфічні налаштування:

  1. Шаблон документа. Список шаблонів, які будуть створені як дочірні.
  2. Чекати дочірні документи. Параметр відповідає за умови переходу на наступний етап. Значення NONE дозволяє створити дочірні документи і перейти батьківському документу на наступний етап. CREATED очікує закриття (коли документи на етапі End) створених тільки MUX-ом дочірніх документів і тільки після цього переходить на наступний етап. ALL очікує закриття всіх дочірніх документів, тобто як вручну, так і створених іншими MUX-ами дочірніх документів.
  3. Відправляти документ в стоп-лист. У випадку, якщо обраний дочірній шаблон не пройшов валідацію до того, як був створений, батьківський документ потрапляє в стоп-лист.
  4. Копіювати процесні ролі. У дочірній документ копіюються всі процесні ролі і їх значення.
  5. Копіювати процесні змінні. У дочірній документ копіюються всі процесні змінні і їх значення.

Report

Етап служить для автоматичної генерації звіту і додавання його у вкладення документа.

Етап охоплює наступні специфічні налаштування:

  1. Шаблон звіту. Звіт, який потрібно згенерувати і додається до нього як вкладення.
  2. Формат вкладення. Визначає формат, в якому звіт буде додано до документа як вкладення.
  3. Відправляти документ в стоп-лист. У випадку, якщо обраний звіт з яких-небудь причин некоректний і не може бути згенерований, батьківський документ потрапляє в стоп-лист.

Sub pattern

Етап служить для використання стандартних підпроцесів всередині поточного процесу.

Наприклад, для всіх документів групи ОРД процес підписання документів ідентичний. Можна створити процес «Підписання ОРД», який буде складатися з етапів Start, End, а також циклу етапів «Підписання» і «Доопрацювання», будемо використовувати його як підпроцес. Кожен етап буде налаштований згідно з регламентом, на етапі «Допрацювання» вказано учасником «Автор». Тоді шаблон «Підписання ОРД» можна буде викликати в будь-якому іншому шаблоні групи ОРД, щоб не дублювати одні й ті ж налаштування в кожному шаблоні, а тим більше змінювати в кожному шаблоні, наприклад, підписанта, якщо він буде замінений. «Автор» в такі підпроцеси підставляється з батьківського документа. Хід виконання «Підписання ОРД» видно в ході виконання батьківського процесу. Важливою умовою є ідентичність точок виходу з підпроцесу, тобто якщо в нашому підпроцесі «Підписання ОРД» в етап End входить дві лінки з назвами «Перша» та «Друга», то в батьківському процесі з етапу «Sub pattern» повинні виходити дві такі ж лінки з такою ж назвою.

При створенні документа можна вказати в якому порядку виводити етапи у формі. В налаштуваннях етапу параметр Пріоритет.

Для розуміння карти процесів, які залучені як дочірні в батьківському, додано вкладку «Карта процесів» в налаштуваннях шаблону.

У розділі «Адміністрування» -> «Звіти» додана можливість вказувати, в якому форматі користувач може завантажити доступний для нього звіт. Серед форматів для генерації вибір з XML, PDF, XLS і DOC. Формат звіту в форматі PDF завжди доступний за умовчанням.

При винесенні рішення одним з учасників групи групова картка буде закрита. Дозволяє встановлювати кілька груп на етап і вимагати виконання одного з учасників кожної групи. У зв’язці з drool можна використовувати для наступної схеми: тип документа «Заявка в кол-центр», група «Техпідтримка» першої лінії отримує новий документ, перший вільний учасник групи вибирає перехід «Взяти в роботу», у решти учасників групи картка закривається, а drool копіює першого учасника на наступний етап «В роботі»

Перехід між етапами здійснюється якщо більшість учасників етапу винесли дане рішення. Працює для етапів з паралельним виконанням карток.

Доданий автоматичний етап для відправки поштових повідомлень.

Параметри етапу:

  1. Адреса електронної пошти (може приймати список), на котрий буде надіслано повідомлення (може містити ключі для підставляння значень з полів).
  2. Тема листа (може містити ключі для підставляння значень з полів).
  3. Вміст листа (може містити ключі для підставляння значень з полів документа).
  4. Маска вкладень, які потрібно взяти з документа і відправити поштою.
  5. Тип вкладень (оригінали / PDF без водяного знака / PDF).

Під час налаштування шаблону в BPM користувач може вказати учасника етапу і позначити його як “обов’язковий”, для цього в правій частині форми додавання користувача на етап клікнути іконку «пін». Ця ознака заборонить видалити такого учасника при створенні, редагуванні, зміні учасників документа, якщо у користувача немає ролі Admin_doc_update. Користувачі з ознакою “обов’язковий” матимуть характерну позначку при наведенні на блок з користувачем.

Адміністрування

Для запобігання помилкового видалення додатки відразу не видаляються з диска, а позначаються як вилучені. Параметр removed.attachment.storage.jiraTime за замовчуванням дорівнює 5d.

В розділ “Адміністрування – Користувачі” доданий стовпець “Ліцензія” з кінцевою датою використання ліцензії, якщо ліцензія існує у користувача; доданий фільтр для пошуку користувачів з і без ліцензій. Клік на іконку “Зняти ліцензію” викличе метод (тільки з новою роллю ADMIN_USER_LICENSE_UPDATE), який відв’язує ліцензію від користувача, а також автоматично видаляє активні сесії користувача.

Автоматичний перехід на наступний етап не спрацює, якщо користувач, який стоїть на етапі, був видалений. Система відреагує таким чином:

  1. Документ потрапляє в стоп-лист і вимагає дії адміністратора.
  2. В логах додається запис “Документ не може перейти на етап Назва етапу, оскільки учасник ПІБ був видалений з системи”.
  3. Система відправляє на пошту, вказану в новому параметрі конфіг email.recipient.adress, повідомлення про таку подію з темою “Документ Системний номер документа потрапив в стоп-лист” і текстом “Документ не може перейти на етап Назва етапу, оскільки учасник ПІБ був видалений з системи “.
  4. Адміністратор сам змінює учасника наступного етапу і руками переводить документ на наступний етап

У формі створення документу поле “Реєстраційний номер” стає необов’язковим. Адміністратор може вказати обов’язковість реєстрації документа на конкретному етапі шаблону вибором параметра “Зареєструвати документ”. Опція “Присвоїти номер” буде відображатися користувачам з роллю USER_DOC_REGISTRATE тільки на етапі, на якому встановлений обов’язковий параметр “Зареєструвати документ”, поки номер не буде призначений; для користувачів з роллю ADMIN_DOC_REGISTRATE опція “Присвоїти номер” буде відображатися на будь-якому етапі, поки номер не буде призначений. Якщо для поточного етапу вибрано “Зареєструвати документ”, то документ потрапить в стоп-лист, якщо при спробі перейти на наступний етап реєстраційний номер не буде вказано через опцію “Присвоїти номер”. На формі винесення рішення отримувати сповіщення про необхідність привласнити номер з можливістю виклику форми присвоєння номера поверх форми винесення рішення, якщо на поточному етапі вибрано “Зареєструвати документ»

Для поля типу “Користувач” додана ознака “Тільки активні”, при значенні true якого сервер віддає на фронт список тільки активних користувачів. При значенні false сервер віддає всіх.

Адміністратор може вибрати для яких звітів потрібен водяний знак. Для цього в налаштуваннях звіту потрібно обрати параметр Водяний знак.

В налаштуваннях реєстру додана ознака «Завантажувати автоматично», при включенні якого реєстр відразу завантажує дані по документам реєстру. Якщо ознаку відключити, реєстр буде виводити дані тільки по пошуковому запиту або фільтрації.

Можливість видалити вже винесене рішення. Умови виконання функції і обмеження:

  1. Доступ до функції повинен бути у користувачів з новою роллю admin_resolution_delete
  2. Тільки користувачі з цією роллю бачать видаленні (за фактом “помічені як видаленні “) дані в ХІ, відмічені особливим чином.
  3. Видаляти рішення можна тільки на відкритому поточному етапі. 
  4. Разом з рішенням видаляються вкладені файли, а також всі дочірні картки доручень і доп.погодження з вкладеннями.
  5. Користувачі, які дістали доступ від дочірніх карток, що видаляються і не мають інших карток, втрачають доступ до документа.  
  6. Видалення рішення можливо тільки якщо батьківська картка відкрита або не існує. Видалення рішення відкриває нову аналогічну картку з поточними датою і часом.
  7. Підписана за допомогою ЕЦП рішення не можна видалити. Гілку доручень або доп.погоджень в ХІ, в якій будь-який рівень підписав своє рішення за допомогою ЕЦП, видалити не можна.
  8. Можна видалити або змінити окремо коментар (текст резолюції при винесенні рішення).
  9. Дані про видалення логуються (фіксуються в історії по документу), “Прізвище_Ім’я_По батькові_адміністратора видалив рішення Прізвище_Ім’я_По батькові_автора_видаленого_рішенння» .

Вкладення

Вкладення в документ розділені на типи «Основний» і «Додатки», щоб учасники документа могли відразу побачити головний документ, наприклад, договір, а окремо до нього додаткові угоди, акти, рахунки та інше. Обрати тип вкладення можна в будь-якій формі додавання вкладення після того, як файл обраний.

Користувач з новою роллю Admin_hide_attachment може помітити одне або кілька вкладень за раз як “приховані”, додана нова іконка у вкладці «Вкладення». Обмеження:

  1. В рамках вкладення позначаються прихованими всі версії вкладення .
  2. Користувачі без ролі Admin_hide_attachment не зможуть більше бачити або отримати доступ за старим посиланням до такого вкладення.
  3. Користувачі з роллю Admin_hide_attachment можуть бачити такі вкладення, вони позначатимуться спеціальним чином, а також відкривати ці вкладення і завантажувати.
  4. Користувач з роллю Admin_hide_attachment може зняти позначку «Приховані».

Додане налаштування для переходу між етапами “Вимагає вкладення” з варіантами “Опціонально”, “Заборонено” і “Обов’язково”.

1. Стандартизована політика дозволів на додавання файлів в рамках етапу:

  • «Додавання вкладення» (доступність автору, доступність відповідальному, доступність виконавцям, доступність конкретному користувачу або групі, доступність по системній ролі) – для завантаження вкладень з комп’ютера; 
  • «Додавання вкладень з шаблону» (доступність автору, доступність відповідальному, доступність виконавцям, доступність конкретному користовачу або групі, доступність по системної ролі) – для створення вкладень по визначених шаблонах;

2. Ознака для вкладення з шаблону “Створити автоматично” і супутні параметри:

  • “Заборона редагування при створенні документа” – вкладення автоматично додано в форму створення документа, його можна відкрити для перегляду, але не можна редагувати; 
  • • “Заборона видалити додаток при створенні документа” – вкладення автоматично додано в форму створення документа і його не можна видалити;

Пункт 2 цієї статті не суперечить пункту 1: можна заборонити завантажувати вкладення з комп’ютера або з шаблону, але налаштувати автоматичне додавання в документ вкладень з визначеного шаблону.

Винесена в налаштування constant.js відображення опції для вкладення “Приховати для всіх” або “Показати всім”, параметр ATTACHMENT_EDIT_MODE. Значення true – є опція «доступно всім / мені» і напис біля вкладення з текстівкою; false – немає такої опції і немає текстівки.

6. Завантажити вкладення без відкриття

Користувач може завантажити всі вкладення відразу без їх відкриття, може обрати які саме вкладення завантажити і в якому з доступних форматів, а також завантажити одне конкретне вкладення. Завантаження всіх вкладень доступне іконкою праворуч від назви типу блоку вкладень, завантаження конкретного вкладення доступне в інформації об’єкта вкладення між автором вкладення і датою його завантаження.

Можливість управляти контрастністю водяного знака з файлу конфігурації, параметр watermark.contrast за замовчуванням має значення 15.

При завантаженні вкладення в форматі PDF система перевіряє вкладення на захист від редагування, щоб надалі була можливість накласти водяний знак. Якщо вкладення не проходить перевірку успішно, то система забороняє додавання цього вкладення в систему і відповідає помилкою «Документ захищений, необхідно зняти захист для завантаження документа».

Якщо вкладення було відскановано некоректно, його можна повернути за годинниковою або проти годинникової стрілки, вказавши необхідні сторінки. Поворот спрацьовує для вкладення, зміни доступні всім користувачам.

Логування і додаткові можливості

Можливість додавати вкладення в будь-яку свою закриту картку, навіть коли документ знаходиться на етапі «End». Видалення вкладення заборонено.

В рамках документа користувач може створити чат з конкретним учасником або групою учасників. Група «Всі користувачі» залишається за замовчуванням.

Система фіксує зміни в профілі користувача за принципом логування змін в шаблоні BPM. Функція доступна для користувачів з роллю ADMIN_USER_UPDATE.

У логі додається запис Прізвище_Ім’я_По батькові_людини, котра завантажила вкладення “Назва_вкладення.розширення” без водяного знака.

Система фіксує створення заходу з-під того, що заміщує і виводить відповідну іконку в формі заходу.

В історію профілю користувача додані записи про постановку у чергу процедури передачі справ і про факт передачі справ.

У таблицю «Сесії» винесені відомості про тип пристрою, з якого користувач виконав вхід: Web, Android або iOS.

Пошук і Уявлення

У розділі «Документи» і «Реєстри» додано індивідуальне налаштування приховувати і відображати уявлення. Додана можливість задати ширину, порядок та наявність для колонок таблиць щодо кожного фільтра (Всі документи, Що потребують участі і так далі).

Якщо замісник переглянув документ, то у інших замісників і у керівника документи не позначаються як прочитані.

В налаштуваннях реєстрів доданий параметр “Позиція”, який регламентує порядок відображення реєстру у спливаючому списку розділу “Реєстри”.

Додано поле “Позиція” під кожен тип розміщення уявлення: для реєстрів, для документів і для мобільних. Наприклад, уявлення “Потребують участі” в розділі “Документи” повинен бути на першому місці, в реєстрах на другому, а в мобільних на п’ятому.

У розділі “Реєстри” зберігаються, індивідуально для кожного користувача, налаштування сортування уявлень за датою створення, або датою реєстрації документа.

При оновленні сторінки зі списком документів в розділах «Документи» або «Реєстри», обрані раніше фільтри, не збиваються.

Користувач може самостійно вказати в своєму профілі наступні налаштування:

  1. Відкривати вкладення в розділі “Документи” в новій вкладці або в поточній.
  2. Відкривати вкладення в розділі “Реєстри” в новій вкладці або в поточній.

Контрольний термін доручення – параметр field = reassignDeadline.

Можна вказати в якому порядку виводити акаунти в фільтрах списку документів і реєстрів. В налаштуваннях реєстру параметр Пріоритет.

Користувач може позначати документи кольором, «Опції» -> «Виділити кольором». Такі документи можна виводити в фільтр «Зазначені», налаштування уявлення аналогічні уявленню «Вибрані», тільки замість tag вказати c1 (перший колір).

Додано новий фільтр «за згодою» для пошуку документів по користувачах в розділах «Документи» і «Реєстри».

Тепер замість необхідності відправляти пошуковий запит окремо для кожного блоку пошуку можна заповнити всі блоки пошуку та раз відправити запит, а також скинути пошуковий запит одним кліком.

Для розділів «Документи» і «Реєстри» можна налаштувати пошук по конкретним довідникам. Для цього потрібно в розділі «Адміністрування» -> «Довідники» обрати призначений для користувача тип довідника, перейти в його редагування, у вкладці «Колонки» застосувати параметр «Пошук по контенту» для тих колонок, за якими повинен здійснюватися пошук, зберегти. Після цього в блоці пошуку по документах додасться ще один варіант пошуку «Пошук за довідником» з можливість вибрати довідник і колонку, по якій потрібно виконати пошук.

У розділі «Користувачі» і «Адміністрування -> Користувачі» додано можливість пошуку користувачів за сукупністю відомостей, наприклад: ПІБ, електронна пошта, логін, посада, підрозділ, телефон. Принцип пошуку узятий з функціональності пошуку по документу.

Користувачі та Організаційна Структура

В індивідуальних налаштуваннях користувач може додати список обраних користувачів, які надалі будуть відображатися зверху списку в формі вибору користувачів при дорученні, і маркуватися спеціальною іконкою.

При виборі дії дод. узгодження список доступних учасників для цієї дії завантажується з користувачів колонки «Можуть узгоджувати» в налаштуваннях шаблону.

Нова системна група, в яку включені тільки ті користувачі, для яких акаунт є основним. Функція актуальна для клієнтів, що використовують кілька акаунтів.

Винесено в налаштування constant.js параметр Required_user_account, який управляє обов’язковістю заповнення даних в блоці “Акаунт” при створенні і редагуванні користувача. True включає обов’язковість заповнення значення в стовпці “Основний акаунт” у формі створення / редагування користувача. False не вимагає заповнення аккаунта.

У структуру об’єкта організаційної структури доданий параметр “Рівень”, який буде автоматично прораховувати від верхнього вузла організаційної структури, що дорівнює “0”. Поле заповнюється автоматично і виводиться на фронт в якості службової інформації для роботи з Drools. При зміні місця розташування вузла організаційної структури відбувається перерахунок рівнів.

Користувач може без звернення до адміністратора відновити пароль від системи, посилання на відновлення знаходиться на сторінці авторизації.

У розділах «Користувачі» і «Адміністрування -> Користувачі» додано колонку «Делегування» з інформацією про діючих делегатів користувача.

Ролі та права користувачів

Роль USER_ALLOW_MOBILE дозволяє користувачеві авторизуватися в мобільному додатку, а також бачити qr-код у своєму профілі для отримання посилання на мобільний додаток.

Кнопку «Створити наради» і можливість участі отримують лише ті користувачі, у яких є доступ до акаунту, в якому створені шаблони для наради

Користувач має можливість завантажити опубліковане вкладення в форматі PDF без водяного знака, наприклад, на вимогу національного регулятора необхідно надати дані юридичної особи. Роль ADMIN_ATTACHMENT_ORIGINAL дозволить завантажити опубліковану версію вкладення без водяного знака. В опціях вкладення додасться опція “Завантажити без водяного знака».

  1. ADMIN_MOVE_TO_STAGE – дозволяє використовувати опцію “Перевести документ на інший етап”.
  2. ADMIN_CHANGE_PARTICIPANTS – дозволяє додати нового учасника в поточний етап будь-якого доступного документа, а також видалити учасника, який ще не виконав дію.
  3. . USER_RUN_PERIODICAL – дозволяє вибирати ознаку «Періодичне виконання» для етапу при створенні нового документа.

У профіль користувача додано службове поле «Примітка», яке відображається з роллю ADMIN_USER_UPDATE.

Адміністратор з роллю ADMIN_RESOLUTION_UPDATE може змінити текст резолюції при дорученні, якщо картка не зачинена. Після того як текст буде відредагований, в іконці при наведені виводиться інформація про дату / час і користувача, який редагував текст.

Користувач з роллю ADMIN_CHANGE_DOC_TYPE може змінити тип вже створеного документа. При зміні потрібно вказати новий тип документа, необхідний етап, на який документ повинен перейти, зіставити поля, закладки, процесні ролі і змінні. Функція також може застосовуватися для оновлення налаштувань шаблону для раніше створеного документа. Для цього при виборі нового типу документа вказати поточний тип, система автоматично по ключу порівняє всі дані, потрібно вказати етап. Таким чином старий документ отримає нові поля, закладки, учасників етапів і іншу логіку. Опція доступна у списку всіх опцій до документа.

Можливість направляти нагадування учаснику документа про відкриту картку з відповідним повідомленням на електронну пошту. Додані дві ролі: USER_REMINDER і ADMIN_REMINDER. Перша дозволяє учаснику документа нагадувати про доручення або дод. узгодження рівню +1. Друга роль дозволяє з реєстрів нагадувати кому завгодно. Функція доступна при виклику опцій картки в ході виконання. У формі нагадування виводиться інформація з картки і можливість вказати коментар при нагадуванні. Нагадувати можна тільки за відкритими картками.

Користувач з новою роллю user_doc_tree може подивитися графічну схему взаємозв’язків документів по всім рівням для можливості охопити весь процес роботи з головним документом. Також користувач може відкривати документи з цієї схеми при наявності будь-якої можливості доступу до них.

Додана роль USER_DOC_HISTORY_VIEW для доступу до перегляду історії по документу.

Повідомлення

  1. Наближення кінцевого терміну сертифіката.
  2. Настав кінцевий термін сертифіката.
  3. Сертифікат видалений.
  4. Електронно-цифровий підпис підтверджено.
  5. Електронно-цифровий підпис відхилений.
  6. Додано повідомлення про публікацію нової новини в системі. Повідомлення відправляється користувачам із групи “Користувачі за основним акаунтом” тих акаунтів, які вказані при створенні новини
  1. Додані нові типи повідомлень «Документ доручений без контролю» і «Документ надійшов на дод. узгодження».
  2. Додані нові типи повідомлень «Документ доручений без контролю» і «Документ надійшов на дод. узгодження».
  3. Оновлений зміст повідомлень.

Користувач може налаштувати які повідомлення він отримує як прямий учасник документа і як учасник в ролі делегата. У формі редагування профілю, в блоці повідомлень клікнути на «Персональні», список оновиться на налаштування «У ролі делегата».

Якщо одержувачем одного типу повідомлення є користувач з ролями Автор і Учасник, то повідомлення відправляється один раз.

ЕЦП

Додана можливість додавати користувачеві кілька ключів ЕЦП, а також прибирати їх зі списку. Додані механізми одночасної валідації ключів ЕЦП від різних АЦСК. Зміни логуються.

Додана можливість вивантажувати підписані дані у вигляді стандартних конвертів у форматі p7s, що містять як оригінал даних, що підписуються, так і перелік всіх завданих електронно цифрових підписів. Дані конверти (за умови використання ключів від акредитованих центрів сертифікації ключів) проходять «зелену» перевірку на сайті центрального засвідчувального органу.

Додана можливість додавання в документи як вкладення конвертів ЕЦП у форматі p7s, сформованих в сторонніх програмних продуктах. При цьому оригінальні дані всередині конверта інтерпретуються як вкладення, а список ЕЦП, що містяться в конверті, обробляється, аналізується і подається в системі як кваліфіковані ЕЦП до даного вкладення. Такий механізм дозволяє «до підписувати» вкладення, раніше підписані в зовнішніх системах.

Форми та поля

Дані процесу відокремлені від їх показу. Різні частини єдиного набору даних можуть бути представлені на різних етапах виконання процесу і переходів між ними в розрізі різних користувачів, групуються в контейнери-закладки. Обов’язковість заповнення полів, їх видимість і доступність налаштовується в контексті відповідного контейнера.

В налаштуваннях шаблону доданий параметр «Формувати короткий зміст з полів», при виборі якого необхідно заповнити поле “Шаблон короткого змісту». Приклад формату запису «Заявка на відрядження $ author в місто $ city з $ datestart по $ dateend».

Додана ознака “Швидке наповнення” для поля “Довідник” в налаштуваннях полів шаблону. Якщо ця ознака обрана для доданого поля, а користувач входить в список “Можуть редагувати” в налаштуваннях довідника, то користувач може додати значення довідника з будь-якої форми, в якій є редагування цього поля. При створенні / редагуванні документа, в момент заповнення поля типу “Довідник” користувач може додати значення в будь-якому з двох типів показу довідника.

Додана можливість зберегти документ в чернетку без заповнення полів, позначених прапорцем «обов’язково для заповнення». При цьому для запуску документа система буде вимагати заповнити всі поля.

Для поля типу “Користувач” доданий параметр “Кількість користувачів”, значення якого регламентує кількість додаваних на фронті користувачів по цьому полю. Порожній параметр не обмежує кількість.

В налаштуваннях шаблону можна створити поле з типом «Таблиця». У таблицю можна помістити інші поля, які стануть її колонками. У таблицю забороняється вкладати такі поля, як таблиця, роздільник, позначка.

Ваше повідомлення надіслано, дякую!
Залишилися питання? Напишіть нам і ми зв'яжемося з вами