13 Травня 2018

Тренди в автоматизації договірної роботи

Що дає система автоматизації договірної роботи

Коли середньостатистичний бізнес зростає, а розмір штату перевалює за сотні чи навіть тисячі співробітників, у керівників С – рівня, акціонерів або власників неминуче виникає питання автоматизації внутрішніх процесів. Одним з найбільш рутинних процесів, у котрому, як правило, бере участь велика кількість співробітників з різних департаментів, є процес підготовки та узгодження договорів.

Застосувавши процесний підхід у своїй діяльності, сучасна організація вирішує цілий спектр проблем та якісно покращує внутрішні процеси діловодства:

  • Можливість спільної праці;
  • Відстежування правок;
  • Контроль термінів узгодження;
  • Контроль окремих задач у межах виконання договору;
  • Шаблонування документів;
  • Використання єдиних довідників та форм.

Для бізнесу якісна автоматизація негайно дає відчутну користь завдяки цілому ряду позитивних факторів:

  • Зменшується вплив людського чинника;
  • Покращується взаємодія співробітників та відділів;
  • Додержуються терміни роботи та покращується дисципліна;
  • Значно скорочуються матеріальні витрати.

Яку вибрати систему автоматизації?

Для того щоби система автоматизації процесів/документообігу не гальмувала розвиток бізнесу, а, навпаки, виступала його драйвером та допомагала впроваджувати якісні зміни керівникам та власникам, під час вибору системи слід звернути увагу на ряд факторів:

  • Система легко масштабується (можна збудувати окремі модулі автоматизації для різних функцій у єдиному просторі);
  • Немає обмежень на додавання нових чи зміну теперішніх процесів/типів документів;
  • Створення нових процесів повинно бути інтуїтивно зрозумілим та не потребувати додаткових вмінь програмування під час будування шаблонних чи еталонних процесів;
  • Доступ до системи повинен бути максимально простий (за допомогою браузера чи нативного додатку);
  • Користувачі мають зручний пошук за документами, процесами, задачами, подіями;
  • Повинна підтримуватися рольова політика задля гнучкого налаштування процесів та системи в цілому;
  • Система автоматизації покрита API для можливостей інтеграції з будь-яким іншим корпоративним програмним забезпеченням;
  • Застосовуються сучасні інструменти забезпечення безпеки (алгоритми, шифрування, грифи, конфіденційність, ведення журналу та аудит подій);
  • Використовуються технологічні інновації, наприклад, ЕЦП (електронний цифровий підпис), онлайн-редагування, автоматична обробка даних чи інтелектуальна система прийняття рішень;
  • Користувачу надається декілька варіантів репрезентації даних (у вигляді переліку, звітів, графіків чи діаграм);
  • Повинна бути у доступі як хмарна версія, так і розміщення системи Onsite (на серверах Замовника).

Безсумнівно, вибір системи автоматизації внутрішніх процесів, та документообігу зокрема, складний процес, який потребує детального аналізу функціональних можливостей системи, інструментів забезпечення безпеки та цінової політики придбання та володіння таким інструментом.