Успішний запуск СЕД для ТЕК-Казахстан в маштабах країни

1 січня 2018 року компанія ТЕК Казахстан успішна перевела діловодство всіх філій компанії на платформу AlmexECM. В рамках впровадження системи були розроблені бізнес-процеси для всіх аспектів діяльності паливної компанії.

Ключові функціональні можливості AlmexECM, які дозволили компанії повністю перейти на безпаперовий документообіг:

• Мобільний додаток з офлайн доступом, дозволяє топ-менеджменту товариства працювати з документами, перебуваючи за межами офісу.
• Перехід на ЕЦП дозволив прискорити всі бізнес-процеси в компанії в незалежності від місцезнаходження відповідальної особи (особливо актуально, враховуючи, що підрозділи компанії знаходяться в різних містах по всьому Казахстану).
• Автоматизовані процеси обробки вхідної / вихідної документації, включаючи журнали реєстрацій повністю переведені в систему і потребують мінімального втручання спеціалістів канцелярії компанії.
• Побудова звітності по будь-яким типам документів для контролюючих органів РК в реальному часі.

Оскільки в ТЕК Казахстан входить понад 200 паливних об’єктів по всій країні, було прийнято рішення про розміщення системи на хмарній платформі. Персонал паливних складів працює в єдиній системі, що дозволяє формувати і відслідковувати життєвий шлях документів “від складу до центрального офісу”. Дане рішення дозволило підвищити продуктивність роботи віддалених регіональних відділень в кілька разів. Застосування шаблонів документів зменшило час на створення тих чи інших типів документів, а також дало змогу ввести чіткі стандарти діловодства.

В рамках проекту було прийнято рішення про використання хмарної версії офісного пакету, який вбудований в ядро ​​платформи AlmexECM. Завдяки такому рішенню співробітники компанії не прив’язані до конкретного робочого місця або програмного забезпечення. А функція індивідуальних і групових доручень дозволила оперативно відстежувати виконання поставлених завдань, тим самим роблячи максимально ефективною роботу керівників компанії.

Платформа AlmexECM також допомогла консолідувати всі поточні і архівні документи Товариства в єдиному зашифрованому сховищі.