Управління документами

Для ефективної організації доступу до документів компанії система дозволяє групувати документи за стандартами діловодства. Можна фільтрувати список по групі і по конкретному типу документа, наприклад, група “ОРД” і тип “Накази по особовому складу”. Для холдингів і корпорацій передбачена спеціальна можливість управління документами: через вкладку “Підрозділи” користувач отримує список компаній або філій, або ж головного офісу, якщо йому надано доступ до документів відповідних структурних підрозділів. Список документів можна фільтрувати за різними ознаками. Наприклад, можна вибрати документи, які вимагають вашої участі, знаходяться на узгодженні, підписанні, скасовані або виконані документи, доручені мені або мої доручення, документи на контролі і чернетки. Список фільтрів налаштовується адміністратором.

Управління документами

Хід виконання

Вкладка “Хід виконання” картки документа відображає послідовність етапів, результати узгодження, реєстрації, затвердження або виконання документа, інформацію про доручення і додаткового узгодження, контрольні терміни виконання етапу і учасників кожного етапу. За допомогою інформації, наявної в ході виконання, зручно відстежувати процес роботи над документом і приймати на його підставі те чи інше рішення. Виконавська дисципліна ефективно контролюється за допомогою індивідуальних доручень на обраних користувачів (в них містяться резолюції для кожного співробітника, контрольні дати по виконанню кожного доручення); закриття карток виконання або додаткового узгодження також відображається в ході виконання документа.

Хід виконання

Картка документа

  1. Картка документа надає повну інформацію про документ і розділена на кілька частин:
    1. Відомості про документи, в яких відображається системний номер документа і дата створення, або ж реєстраційний номер і дата, якщо документ вже зареєстрований, короткий зміст. Також відображається поточний етап роботи і статус. Блок “Працюють над документом” відображає, хто є автором, відповідальним, особою що стверджує, учасником етапу, а також хто вже ознайомлений з документом.
  2.  Чат (формується автоматично для всіх учасників документа).
  3.  Вкладення (безпосередньо сам документ і вкладення користувачів).
  4.  Хід виконання документа.
Картка документа

Конфіденційний документообіг

Для тих випадків, коли існує необхідність дотримання додаткових заходів конфіденційності, навіть всередині високо захищеною платформи, система електронного документообігу AlmexECM дозволяє організовувати виділені “конфіденційні акаунти”, в яких всі документи і вкладення підлягають додатковому шифруванню, а дії користувачів логіруются в системі з особливою ретельністю. Додаткове використання грифів конфіденційності дозволяє вести тонке налаштування доступності інформації, що є незамінним інструментом при роботі топ-менеджменту будь-якої великої компанії.

Конфіденційний документообіг

Пошук і фільтри

За допомогою гнучкої системи фільтрів система дозволяє організувати ефективний пошук та структурувати документи. Використання єдиного механізму фільтрів дозволяє виділити із загального масиву інформації найбільш релевантну для конкретного користувача. Система дозволяє проводити пошук по полях форм документів, в тому числі семантичний. Механізм семантичного пошуку обробляє знайдені результати в залежності від релевантності значення і еталонного рядка, що дозволяє знехтувати дрібними орфографічними і граматичними помилками, а при пошуку по словосполученням і рядкам – отримувати в результатах пошуку елементи,які містять текст схожого характеру.

Пошук і фільтри

Отримайте комерційну пропозицію для вашого бізнесу прямо зараз!