ЛОГІСТИЧНІ І ТРАНСПОРТНІ КОМПАНІЇ

Готове рішення і еталонні бізнес-процеси і типи документів для транспортних компаній в СЕД AlmexECM

КОРПОРАТИВНИЙ ПОРТАЛ

Єдина платформа для обробки, пошуку і створення документів, управління календарем і спілкування через вбудований корпоративний месенджер, захист на рівні прав і ролей користувача і груп користувачів, обмеження з особливих параметрам в рамках конфіденційного документообігу

ПЛАТФОРМА АВТОМАТИЗАЦІЇ

Система дозволяє автоматизувати більшість процесів взаємодії співробітників в компанії. Даний механізм дозволяє перетворити повсякденні завдання в ефективні бізнес-процеси, які дозволяють стандартизувати правила роботи, підвищити комунікацію і забезпечити ефективний менеджмент.

ОСОБЛИВОСТІ

УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ

Діловодство, від кадрового документообігу до укладення договорів на поставку і накладних відвантаження - все ведеться в єдиній системі і ефективно контролюється менеджментом.

КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ

Кожен користувач чітко усвідомлює свою зону відповідальності завдяки формалізованим бізнес-процесів. Індивідуальні картки виконання, доручення та картки додаткового узгодження дозволяють чітко ставити завдання і контролювати їх виконання в строк.

РОЛЬОВА ПОЛІТИКА

Розмежування з прав і ролям користувачів дозволяє надати адресний доступ до документом або функцію узгодження, підписання, виконання для кожної групи користувачів.

КЛЮЧОВІ МОЖЛИВОСТІ

Хід виконання

Працюючи з карткою документа, користувач завжди може переглянути весь шлях, який пройшов документ по бізнес-процесу. Даний вид доступний як для швидкого перегляду, так і з можливістю деталізації кожного етапу. Також користувач має можливість залишати коментарі до дій всередині етапу.

Управління звітами

Система дозволяє підключати і створювати звіти, створені у зовнішньому середовищі розробки JasperReports®. Внутрішній сервер налаштований таким чином, щоб надати доступ до об'єктів реляційної бази системи. Дешифратор даних дозволяє в момент побудови звіту штатними засобами системи отримати доступ до вкладень, що знаходяться в зашифрованому вигляді.

Шифрування

Платформа забезпечує високий рівень безпеки. almexecm виробляє шифрування і знеособлення документів, накладає водяний знак, що в сумі мінімізує ризики крадіжки конфіденційної інформації. Додаткове використання грифів секретності документів дозволяє вести тонке налаштування доступності інформації. Спеціальний модуль стежить за тим, хто має доступ до конфіденційних документів і веде логування всіх дій користувача.

Календар

Для поліпшення роботи користувача, в систему вбудований корпоративний календар. Він консолідує інформацію як по кінцевим датам виконання всього документа або окремого етапу узгодження, так і за індивідуальними і груповими подій, що створюються користувачами. При формуванні зустрічей модуль дозволяє бронювати ресурси (приміщення, розподілені по різних майданчиках, так і спеціальне обладнання). Користувачі системи можуть приймати запрошення на зустріч, відмовлятися від нього або пропонувати автору узгодити альтернативне час проведення зустрічі (якщо така опція дозволена автором зустрічі).

Механізм бізнес-процесів BPM

Одним з ключових переваг системи є наявність вбудованого модуля управління бізнес-процесами BPM. Даний модуль представляє з себе візуальний конструктор в рамках міжнародного стандарту нотацій BPMN 2.0. Використання BPMN 2.0 відкриває весь спектр візуального проектування як для професійних бізнес-аналітиків, так і для адміністраторів системи.

Логістика і електронна система документообігу

Логістика – галузь, для якої оптимізація маршрутів і процесів – основа для успішного ведення бізнесу. Система електронного документообігу для логістичних компаній – це платформа, яка використовується для створення, обробки і пошуку документів. Вбудована функція месенджера забезпечує моментальний обмін повідомленнями між користувачами в рамках певного документа. СЕД для компанії логістики автоматизує всі процеси роботи над документами і взаємодія співробітників. Платформа перетворює щоденні завдання в дієві бізнес-проекти, стандартизує правила роботи і забезпечує високий рівень комунікації.

СЕД для логістики: особливості

  • Управління. Накладні, шляхові листи договори та інші документи можуть зберігатися в системі. Всі етапи діловодства (створення, узгодження, підписання і виконання документа) виконуються в СЕД.
  • Формалізовані бізнес-процеси дозволяють кожному користувачеві піднімати свою зону відповідальності і виконувати поставлені завдання.
  • Зберігання. Адресний доступ до кожного документу надається користувачеві в залежності від розмежування по ролям, прав і налаштувань кожного шаблону бізнес-процесу.

    Корпоративна система узгодження документів для логістики: головні можливості

  • Виконання. Платформа електронного документообігу для логістичної компанії дозволяє співробітнику ознайомитися з рухом документа по всьому бізнес-процесу і на підставі цього винести рішення. Детальний хід виконання дозволяє відстежити кожен етап.
  • Керування звітами. Модуль звітності AlmexECM дозволяє генерувати необхідні звіти безпосередньо в системі автоматизації документообігу.
  • AlmexECM піклується про безпеку документів. Система електронного документообігу виробляє шифрування даних, накладає водяний знак, що перешкоджає незаконноу копіювання. Грифи секретності дозволяють проводити тонке налаштування доступу до інформації в конфіденційному документообіг.
  • Контролювати графік зустрічей і заходів в системі можна через вбудований календар. Користувачеві надається можливість отримати доступ до календарів інших користувачів системи. Для управління графіком зустрічей можна запрошувати співробітників організації взяти участь в створеному заході, також можна надати можливість запропонувати альтернативне час зустрічі. У календарі також відображаються документи на обрану дату для контролю термінів виконання.
  • Одна з важливих переваг системи електронного документообігу для логістичних компаній – можливість редагування документів формату word, excel і power point в режимі онлайн. Також можна використовувати цю функцію з використанням примусово активованого режиму «відстеження змін». Система також контролює версійність документів.

Замовити СЕД для логістичних компаній варто тим, хто хоче впровадити процесне управління та ефективно контролювати корпоративну документацію.