Белобродска Анастасія Сергіївна діловод АО «СК Казахмис»

АТ “СК” Казахмис “постійно прагне якісно покращувати свою роботу як для зовнішніх клієнтів в галузі страхування, так і для працівників компанії. Одним з покращень стало прийняття рішення про автоматизацію більшості внутрішніх процесів на користь спрощення і прискорення виконання завдань з обслуговування клієнтів і роботи з контрагентами.

Найоптимальнішим способом для здійснення поставлених завдань був обраний варіант автоматизації процесів за рахунок системи електронного документообігу AlmexECM.

ТОО “Almexoft Kazakhstan”, здійснила для нас розробку і повне впровадження СЕД з вбудованим BPM-модулем AlmexECM.

Весь функціонал системи дозволив для компанії в цілому:

  • оптимізувати і привести в єдиний порядок бізнес-процеси, пов’язані з документообігом і діловодством компанії;
  • забезпечити для керівництва прозорість документообігу і здійснення суворого контролю виконавчої дисципліни за документами;
  • на 30% мінімізувати час обробки і виконання документів;
  • на 15% знизити витрати на придбання паперу і картриджів;

Для канцелярії система є основним інструментів управління документами, вирішує такі завдання як:

  • на 80% мінімізувати час на реєстрацію і обробку кореспонденції, доставку її до адресата і виконавця, особливо, що надходить в регіональні представництва компанії;
  • виключення втрати документів;
  • відстеження версійності і маршруту документа;
  • відчутно скоротити час на узгодження і ознайомлення з документом
  • уніфіковані форми документів, прозорий облік, формування і комплектування документів у справи в електронному вигляді;
  • швидкий і зручний пошук самих документів і додаткової інформації по ним;
  • можливість якісно оцінки стану документообігу компанії, оперативне формування надання звітів і довідок про ефективність роботи з документами і документопотоків як окремо взятого працівника, підрозділу так і всієї компанії в цілому.
  • суворе дотримання інформаційної безпеки;
  • зручне і швидке налаштування, розробка маршрутів документів.

Основними якісними показниками роботи розробників є:

  • здійснення повного впровадження системи;
  • постійна робота над покращенням функціоналу в тому числі за бажаннями користувачів компанії і періодичне оновлення системи;
  • рідкісні помилки в роботі системи і оперативне їх усунення;
  • багатий функціонал системи;зрозумілий (інтуїтивний) алгоритм роботи та налаштування маршрутів документообігу;
  • оперативна технічна підтримка.