СЭД – электронный документооборот для оптимизации работы компании

СЭД – программа автоматизации внутренних процессов компании, позволяет работать с электронными карточками документов, файлами, задачами. Основные функциональные возможности системы: создание, маршрутизация, хранение, классификация, поиск документов, постановка, контроль и выполнение задач, отправка уведомлений. Программа электронного документооборота предоставляет сотрудникам компании возможность обмениваться необходимой информацией в рамках ролевой модели, работать с различными форматами файлов (docx, xlsx, pptx, pdf, jpg и другие), накладывать ЭЦП для придания юридической значимости документам, а также формировать электронный архив.

Системы электронного документооборота: области применения

СЭД используется в IT-инфраструктуре крупных и средних компаний любой сферы деятельности. Внедрение программы позволяет закрывать большой спектр внутренних задач компании. Система документооборота на предприятии – это:

• управление потоками документации;
• отслеживание выполнения поставленных в рамках процессов задач;
• обеспечение информационной безопасности;
• интеграция с учетными системами для обогащения данными;
• обзор, учет и фиксация бизнес-процессов;
• определение показателей эффективности сотрудников, подразделений, компании в целом;
• формирование системы проектирования, выполнения и мониторинга внутренних бизнес-процессов.

Электронный документооборот: преимущества для сотрудников и руководителей

Система автоматизации документооборота позволяет значительно упорядочить работу над внутренними процессами компании. Созданный в системе электронный документ имеет четко определенный workflow и позволяет сотрудникам понимать свою зону ответственности, дедлайны и другие регламенты обработки документа или выполнения задач. Руководитель же может эффективно отслеживать ход исполнения документа, поставленных задач и поручений. Большим плюсом автоматизированного документооборота является организация простой системы поиска документов и максимально развитый уровень отчетности.

Внедряя СЭД и автоматизируя бизнес-процессы, компания получает следующие преимущества:

• освобождаются площади, занимаемые бумажной документацией;
• уменьшаются расходы на обслуживание офисной техники и печать;
• снижаются затраты на доставку документации;
• сокращаются трудозатраты персонала;
• снижается риск потери документа;
• ускоряется документооборот между подразделениями компании;
• контролируется авторство и редактирование документа.

Программа электронного документооборота – передовое решение для компаний

Электронный документооборот содержит средства для групповой работы над проектами документов и внутренними процессами. Электронная система также оптимизирует календарное планирование и загрузку офисного персонала, позволяет безопасно работать с удаленными подразделениями компании. Система СЭД направлена на решение проблем, которые связаны с уменьшением затрат и экономией внутреннего ресурса предприятия.

Для внедрения электронного документооборота необходим IT-специалист, компетентный в сфере управления бизнес-процессами, умеющий работать с BPMN нотациями и имеющий навыки администрирования корпоративных систем. При наличии такого сотрудника, система может быть внедрена штатным персоналом заказчика без привлечения специалистов вендора. Лучший вариант для компании – электронный документооборот, работающий в одном ИТ-ландшафте с системами управления (например, кадровая система) и учета (например, ERP или HR).