Делопроизводство

Управление документами

Для того чтобы максимально оптимизировать доступ ко всем документам компании, находящимся в системе, предоставляется возможность распределять их по стандартам, применяющимся в делопроизводстве. При этом фильтр позволяет упростить процесс поиска. Можно одновременном отобрать документы по строго определённым группам и типам. Во вкладке «Аккаунты» доступны списки компаний в составе холдинга, к документам которых у пользователя есть доступ. Поиск необходимого документа может производиться по целому набору параметров, например: определённому этапу выполнения, пользователю, ответственному за исполнение текущего этапа, краткому содержанию, номеру документа (процесса) или любым мета-данным, содержащимся в расширенной карточке.

Ход исполнения

Во вкладке «Ход исполнения», которая расположена в карточке документа, пользователь может следить за процессом работы всех участников. При этом отображаются абсолютно все этапы. Есть возможность узнать о том, как проходят согласование, регистрация, исполнение или любой другой этап в соответствии с настройками BPM. Кроме того, отображается наличие дополнительных согласований, перепоручений, дата завершения текущего этапа и пользователь, ответственный за его исполнение. В ходе исполнения также представлены автоматические этапы и условия их исполнения. Предоставляемая системой информация поможет регулировать, а также максимально оптимизировать работу сотрудников. Существует возможность назначать групповые или индивидуальные поручения на определённого пользователя. Благодаря такой функции каждый пользователь будет иметь свои конкретные обязанности, а их описание и прогресс исполнения будут отображаться в карточке документа вплоть до завершения данного этапа.

Карточка процесса или документа

Карточка содержит всю необходимую о запущенном процессе/документе информацию. Она включает в себя такие поля:

Полное описание запущенного процесса. Содержит его номер в системе, дату создания; регистрационный номер, и дату регистрации, если процесс/документ прошел регистрацию. Также в карточке указывается текущий этап (создание, согласование, подписание, исполнение). Кроме всего прочего, можно узнать, кто работает над процессом или документом и какую функцию непосредственно выполняет.
Переписку пользователей, которые принимают непосредственное участие или были ознакомлены.
Наличие вложений и документы пользователя.
Ход исполнения в рамках запущенного процесса.

Конфиденциальный документооборот

AlmexECM обеспечивает высокий уровень защиты информации благодаря шифрованию вложений и карточек процессов/документов. Кроме этого, система предоставляет возможность выбранным пользователям работать в «Конфиденциальном аккаунте». Для такого типа пользователей доступ к секретным или конфиденциальным документам компании предоставляется исходя из наличия у них грифов секретности (например, гриф “Коммерческая тайна”, гриф “Документы особой важности”, гриф “Секретно”, гриф “Совершенно секретно” и другие). С помощью грифов секретности выполняется тонкая настройка и регулировка доступа персонала к информации. Действия по конфиденциальным документам логируются с особой тщательностью, а доступ к ним невозможно получить, в том числе и администратору системы.

Система поиска и реестров документов

Благодаря гибкой системе поиска и удобной организации реестров и архивов документов, пользователь получает удобный интерфейс взаимодействия с документами, заявками, файлами и бизнес-процессами, доступными в рамках ролевой политики. Кроме того, с помощью преднастраиваемых фильтров, найти нужную информацию по имеющимся параметрам не составит труда. Поиск проводится по различным параметрам карточки процесса либо документа, в том числе доступен и семантический поиск. При этом на выдачу в рамках семантического поиска не влияет наличие орфографических, грамматических ошибок или опечаток. Также возможен поиск по не только по конкретному слову, но и по более крупным единицам языка — предложениям и словосочетаниям. При этом система выбирает составные элементы схожие по смыслу и характеру с поисковым запросом. Более того, она предоставляет возможность формировать сложные поисковые запросы по различным параметрам, уточняя выборку документов, процессов или заявок. Такой подход позволяет делает поиск быстрым и удобным.

Ознакомьтесь с функциональными возможностями системы

Управление документами

Ход исполнения

Карточка процесса или документа

Конфиденциальный документооборот

Система поиска и реестров документов