Благодаря внедрению документооборота на предприятии можно легко систематизировать имеющуюся информацию, а также полностью перевести данные в электронный формат. Это значит, что сотрудники смогут в любое время воспользоваться необходимыми документами, если имеют к ним доступ в рамках настроенной ролевой политики. Таким образом упрощается работа с архивными документами, а также исчерпывается проблема, если один документ необходим сразу нескольким сотрудникам. Компания AlmexECM предлагает удобное решение для любого бизнеса.

При помощи электронного документооборота появляется возможность автоматизировать все бизнес-процессы компании, а также сделать их более эффективными. Это непосредственно касается создания, согласования и подписания документов. Кроме того, система электронного документооборота позволяет всю печатную документацию перевести в цифровой формат. Таким образом сотрудники в любое время смогут получить доступ к необходимой информации в рамках ролевой политики. Больше не возникнет проблем, связанных с тем, что документ на руках у других исполнителей или контрагентов. А значит рабочей процесс будет идти без задержек и проволочек.

Система электронного документооборота AlmexECM позволяет создать единое рабочее пространство для хранения и обработки всех документов. Здесь же предоставляется возможность дорабатывать и корректировать информацию. Сотрудники могут эффективно согласовывать и кооперировать свои действия друг с другом при помощи предоставленных системой инструментов. Руководитель, в свою очередь, имеет возможность отслеживать, на каком этапе исполнения находится тот или иной документ на текущий момент времени.

Преимущества системы электронного документооборота:

• Визуальное моделирование бизнес-процессов. Все сотрудники видят ход исполнения документа: на каком этапе он находится, а какие этапы предстоят. Имеется система интеллектуального поиска. Она позволяет искать документы по регистрационному номеру, ключевым словам и краткому описанию. Также информацию можно сортировать при помощи фильтров, по группам и типам.
• Механизмы управления отчётами. Благодаря встроенному генератору имеется возможность создавать отчёты автоматически. Параметры задаются непосредственно пользователем.
• Наличие внутренней коммуникации. Для каждого документа в системе автоматически создаётся коллективный чат. В нём могут принимать участие все пользователи, вовлечённые в работу с данным документом. Благодаря этому им проще кооперировать свои действия друг с другом, а также делать рабочий процесс более эффективным.
• Использование стандартов ВРМ. Благодаря данному механизму предоставляется возможность визуального моделирования бизнес-процессов любой сложности. Международно принятый стандарт BPMN 2.0 открывает массу возможностей как для аналитиков, так и для системных администраторов.
• Возможность систематизации документов. AlmexECM позволяет для каждого типа документа создать индивидуальную карточку со всей необходимой информацией. При помощи фильтров имеется возможность в дальнейшем быстро находить документ по заданным параметрам.

Благодаря использованию системы электронного документооборота работа с документами становится в разы быстрее. Кроме того, AlmexECM — это действенный инструмент для максимальной оптимизации бизнес-процессов компании, а также их контроля.