НЕФТЕГАЗОВАЯ ОТРАСЛЬ

Эталонные бизнес-процессы и типы документов в СЭД AlmexECM для предприятий нефтегазовой и энергодобывающей отрасли

ЭФФЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

AlmexECM позволяет работать с любыми типами документов, согласовывать и дорабатывать их. С помощью системы легко контролировать дедлайны, а также качество выполняемой работы. После изменения статуса документа или вынесения пользователем решения, участникам процесса немедленно приходит уведомление.

РАСШИРЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Пользователи имеют возможность быстро решать рабочие вопросы в системе во встроенном мессенджере. Благодаря мобильной версии AlmexECM можно работать с документами в любое время и в любом месте, будь то командировка или встреча вне офиса.

ОСОБЕННОСТИ

ВЫСОКАЯ СКОРОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ

Благодаря наличию эталонных бизнес-процессов, обучающим материалам и высокому уровню консультантов, внедрение проходит быстро и эффективно.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Система позволяет повысить эффективность менеджмента. Имеется возможность устанавливать дедлайны, отслеживать на каком этапе исполнения находится задача или поручение руководителя. Также документы можно отправлять на доработку.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

При помощи AlmexECM можно наладить бизнес-процессы делопроизводства. Кроме того, BPM позволит также решить задачи, связанные непосредственно с нефтегазовой отраслью.

КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Представления

Система позволяет присваивать документам различные категории для лучшей систематизации и удобного поиска. Параметрами категоризации могут выступать статус документа, содержимое его полей, а также другие характеристики. Пользователи могут самостоятельно создавать фильтры документов в визуальном конструкторе. Также имеется возможность решить, какие поля будут доступны для отображения в таблицах представлений.

Конфиденциальный документооборот

Для того, чтобы повысить уровень безопасности конфиденциальных документов, можно ограничить к ним доступ пользователей по определённым параметрам. Также система позволяет дополнительно применять грифы секретности. Все действия сотрудников, имеющих доступ к конфиденциальным документам, отслеживаются и регистрируются.

Мониторинг выполнения

Узнать всю актуальную на данный момент информацию о документе, пользователи могут, просмотрев карточку интересующего их документа. В карточке указываются статус, текущий этап и задействованные участники, а также непосредственно ход исполнения. Кроме того, пользователи имеют возможность просмотреть последовательность выполненных этапов, узнать о результатах согласования, регистрации и многом другом. В карточке указывается информация о поручениях, дополнительном согласовании, дедлайне определённого этапа и участниках.

Внутренняя коммуникация

Платформа имеет встроенный мессенджер. Благодаря этому, пользователи внутри системы могут обмениваться текстовыми и голосовыми сообщениями в режиме реального времени для решения рабочих вопросов. Таким образом, действия коллектива становятся слаженными и упорядоченными. Для каждого документа в системе автоматически создаётся общий чат.

Моделирование бизнес-процессов

Применяющийся в AlmexECM модуль BPM, предоставляет широкие возможности визуального проектирования бизнес-аналитикам и администраторам. В основе данного модуля использована международная нотация BPMN 2.0.

Системы электронного документооборота для нефтяных компаний – новый уровень эффективности работы организации

Системы электронного документооборота для предприятий топливно-энергетического сектора повышают эффективность работы с документацией, уровень исполнительской дисциплины, качество взаимодействия с партнерами и клиентами. Специализированная версия СЭД для энергетических компаний Казахстана создана на платформе AlmexECM, а дополнение в виде эталонных процессов делопроизводства позволяет сделать внедрение быстрым и финансово эффективным.

Преимущества СЭД AlmexECM для энергетических комплексов

При работе в крупных корпорациях велик риск утери документов, возникновения дубликатов одного документа, некорректного согласования или срыва сроков подписания документа. СЭД для топливно-энергетических компаний призвана предотвратить возникновение подобных сложностей.

Ещё одна причина заказать сэд для крупных компаний – возможность сократить время поиска и прохождения процедуры согласования документов по разным подразделениям, филиалам, отделам организации. Благодаря автоматизации процессов регистрации, учёта, обработки и согласования документов, все пользователи, имеющие доступ к документу, знакомы с его статусом благодаря системе уведомлений.

СЭД позволяет защищать информацию, содержащую коммерческую тайну: режим конфиденциальности в компании не будет нарушен. Функциональность системы позволяет отмечать грифами секретности документацию, содержащую конфиденциальную информацию. Контроль настроек доступа пользователей к документу даёт возможность контролировать контакт с закрытыми данными.

Дополнительные возможности

Внедрение электронного архива для энергетических компаний позволит не только повысить эффективность работы с документацией, но и даст новые возможности в организации бизнес-процессов. Среди них:

  • Создание простых и понятных моделей бизнес-процессов.
  • Детализированный маршрут движения документа по предопределенным этапам с возможностью привязки конкретных сотрудников на этап.
  • Свойства каждого этапа задаются администратором (сроки выполнения, автоматический переход на следующий этап, формат онлайн-редактирования, доступность тех или иных функций).
  • Продвинутая система постановки и контроля выполнения задач в рамках бизнес-процесса работы с документом (индивидуальные карточки исполнения, возможность перепоручения задач, автоматическое закрытие карточек и удобный контроль выполнения).

Для получения преимуществ СЭД для энергетических компаний, закажите презентацию, заполнив форму ниже.

Оцените преимущества готовых процессов для вашей отрасли.
Начните работу прямо сейчас!
Узнать больше >>
Заказать презентацию