Внедрение

Оцените преимущества от внедрения AlmexECM. Сильная команда инженеров и консультантов позволяют делать внедрение быстрым и легким.

Помощь в сборе и формализации бизнес-процессов

Адаптация под инфраструктуру заказчика

Услуги интеграции с другими системами и сервисами

Миграция данных из сторонних приложений

Методология

Проект ведется по методологии PRINCE2, которая контролирует и упорядочивает все этапы в единый процесс. На этапе доставки решения заказчику для эффективной и быстрой работы используется SCRUM. Такой уникальный подход к процессу внедрения предоставляет заказчику гарантии успешного завершения проекта.

Этапы внедрения

Формирование функционального назначения и анализ бизнес-процессов и их детализация

Адаптация решения и настройка системы под требования конкретного заказчика

Услуги по размещению системы в облаке или на серверах Заказчика

Перевод в промышленную эксплуатацию и сопровождение на всем цикле функционирования системы

Анализ

На данном этапе анализируются требования заказчика, формируется общая рабочая группа. Специалисты внедрения проводят предпроектный анализ с элементами управленческого консалтинга, исследуются устоявшиеся бизнес-процессы документооборота и взаимодействия пользователей в рамках их функциональных обязанностей. После этого составляется проектное техническое задание, в рамках которого описываются требования к системе, бизнес-процессы для автоматизации, типы и группы документов, необходимые отчеты. В рамках этого этапа определяется также необходимость доработки и интеграции платформы со сторонними системами.

Адаптация

На основании согласованных бизнес-требований клиента составляется список технических задач (Product Backlog), которые могут включать в себя задачи по доработке и интеграции. В рамках этапа адаптации системы под требования заказчика специалистами внедрения настраиваются необходимые бизнес-процессы, группы и типы документов, моделируются необходимые отчеты, настраивается организационная структура и выдаются права и роли всем пользователям системы; обучаются администраторы системы со стороны заказчика.

Развертывание

Когда адаптация и интеграция со сторонними системами закончены, проводится тестирование платформы на серверах заказчика или облачных серверах. Особенностью данного этапа является вовлечение рабочей группы пользователей со стороны заказчика в работу в системе в тестовом режиме. В ходе опытно-промышленной эксплуатации мы имеем возможность получить полноценную обратную связь и оценить степень «принятия» пользователями новой системы. Благодаря полученным данным, можем составить наиболее “мягкий” план перехода пользователей на новую платформу и максимально уменьшить риски, связанные с миграцией.

Эксплуатация

В рамках данного этапа начинается использование системы всеми сотрудниками компании. Наши специалисты презентуют основные функциональные возможности системы, демонстрируют настроенные процессы согласования документов, проводят обучение по основным модулям системы отдельно для каждого типа пользователей. После обучения проект официально переходит в промышленную эксплуатацию и начинается стадия поддержки согласно договора.

Оцените полезный эффект от внедрения системы

Внедрение СЭД  — важный шаг на пути к автоматизации бизнеса

Внедрение системы электронного документооборота — это процесс настройки и интеграции системы, позволяющий быстро перевести работу с документами в электронный формат. Внедрение системы может быть выполнено на серверах Заказчика либо система может быть предоставлена на облаке (в формате SaaS). У каждого из вариантов внедрения есть неоспоримые преимущества.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) по модели SaaS (Software as a Service)

Подключение СЭД для вашей компании по модели SaaS, как правило, дает возможность “легкого входа” и сразу решает ряд сложных задач, возникающих у заказчика: покупка или выделение серверных мощностей, настройка и лицензирование сопутствующего программного обеспечения, поддержка инфраструктуры, обеспечение политик безопасности.
Внедряя СЭД по модели SaaS, вы получаете полностью готовое решение, минимальные инвестиции в инфраструктуру, стабильную работу ПО и преднастроенные интеграции. 

Таким образом внедрение системы СЭД состоит из следующих ключевых этапов:

  1. Настройка функциональных модулей системы и интеграция с другими учетными системами Заказчика;
  2. Настройка бизнес-процессов, ролевой политики, отчетных форм, шаблонов документов, справочников;
  3. Обучение пользователей и администраторов.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД)  по модели On-Premise (Onsite)

Для развертывания и поддержки  системы электронного документооборота на базе на серверах Заказчика, компания должна выделить серверные мощности, настроить инфраструктуру, обеспечить выполнение процедур backup, выдать администраторам системы инструменты для удаленного доступа и интеграции системы, контролировать версионность модулей системы. Внедряя СЭД на серверах Заказчика, необходимо обеспечить лицензирование всех компонентов, поддерживать работоспособность оборудования. При этом неоспоримым преимуществом использования СЭД on-premise являются возможность доступа сотрудников компании к системе через внутреннюю сеть (Интернет), соблюдение локальных политик безопасности, физический доступ к хранилищу электронных документов.

Подключение СЭД по моделе onsite состоит их таких основных этапов:

  1. Выделение и настройка серверных мощностей (тестового и продуктивного), настройка инфраструктуры и инсталляция программного обеспечения;
  2. Настройка функциональных модулей системы, интеграция с внешними сервисами для полноценной работы, интеграция с системами заказчика;
  3. Настройка бизнес-процессов, ролевой политики, отчетных форм, шаблонов документов, справочников;
  4. Обучение пользователей и администраторов и переход в промышленную эксплуатацию.

Подключение системы электронного документооборота при любом из вариантов лицензирования начинается с анализа требований заказчика и формирования рабочей группы. Команда специалистов анализирует уже существующие бизнес-процессы документооборота и формат взаимодействия сотрудников. В результате рабочей группой составляется список целевых процессов для автоматизации.

Развертывание системы  включает в себя установку и первичное тестирование полного комплекса программного обеспечения, разработку внешних и интеграционных модулей, полную подготовку инфраструктуры.

На этапе настройки системы проектируются необходимые бизнес-процессы в BPM модуле, формируется номенклатура, создаются необходимые отчеты, добавляются шаблоны документов, настраиваются электронные формы документов  и выдаются права и роли для будущих пользователей системы. 

Внедрение сэд на заключительном этапе характеризуется  переходом в опытную эксплуатацию программного обеспечения. Специалисты Almexoft проводят финальную демонстрацию настроенных процессов, отчетов и электронных карточек документов. Проводится полноценное обучение пользователей по основным функциональным модулям работы. 

Подключение СЭД к ИТ-ландшафту компании зачастую также позволяет  решать задачи “оркестрации систем”. Такая возможность появляется благодаря функционалу BPM и открытому API (в AlmexECM используется технология Apache Thrift). Бизнес-процессы в системе могут порождаться сторонним программным обеспечением, нативно выполняться в системе, а затем результат выполнения бизнес-процесса может быть передан в учетную систему или систему аналитики или BI.

 

Ваше сообщение отправлено, спасибо!
Остались вопросы? Напишите нам и мы свяжемся с вами