Впровадження

Оцініть переваги від впровадження AlmexECM. Сильна команда інженерів і консультантів дозволяють робити впровадження швидким і легким.

Допомога в зборі та формалізації бізнес-процесів

Адаптація під інфраструктуру замовника

Послуги інтеграції з іншими системами і сервісами

Міграція даних зі сторонніх додатків

Методологія

Проект ведеться за методологією PRINCE2, яка контролює і впорядковує всі етапи в єдиний процес. На етапі доставки рішення замовнику для ефективної і швидкої роботи використовується SCRUM. Такий унікальний підхід до процесу впровадження надає замовнику гарантії успішного завершення проекту.

Етапи впровадження

Формування функціонального призначення та аналіз бізнес-процесів і їх деталізація

Адаптація рішення і налаштування відповідно до вимог конкретного замовника

Послуги з розміщення системи в хмарі або на серверах Замовника

Переведення в промислову експлуатацію і супровід на всьому циклі функціонування системи

Аналіз

На даному етапі аналізуються вимоги замовника, формується спільна робоча група. Фахівці впровадження проводять передпроектний аналіз з елементами управлінського консалтингу, досліджуються усталені бізнес-процеси документообігу і взаємодії користувачів в рамках їх функціональних обов’язків. Після цього складається проектне технічне завдання, в рамках якого описуються вимоги до системи, бізнес-процеси для автоматизації, типи і групи документів, необхідні звіти. В рамках цього етапу визначається також необхідність доопрацювання та інтеграції платформи зі сторонніми системами.

Адаптація

На підставі узгоджених бізнес-вимог клієнта складається список технічних завдань (Product Backlog), які можуть включати в себе завдання з доопрацювання та інтеграції. В рамках етапу адаптації системи під вимоги замовника фахівцями впровадження налаштовуються необхідні бізнес-процеси, групи і типи документів, моделюються необхідні звіти, налаштовується організаційна структура і видаються права і ролі всім користувачам системи; навчаються адміністратори системи з боку замовника.

Розгортання

Коли адаптація та інтеграція зі сторонніми системами закінчені, проводиться тестування платформи на серверах замовника або хмарних серверах. Особливістю даного етапу є залучення робочої групи користувачів з боку замовника в роботу в системі в тестовому режимі. У ході дослідно-промислової експлуатації ми маємо можливість отримати повноцінний зворотний зв’язок і оцінити ступінь “прийняття” користувачами нової системи. Завдяки отриманим даним, можемо скласти найбільш “м’який” план переходу користувачів на нову платформу і максимально зменшити ризики, пов’язані з міграцією.

Експлуатація

В рамках даного етапу починається використання системи всіма співробітниками компанії. Наші фахівці презентують основні функціональні можливості системи, демонструють налаштовані процеси узгодження документів, проводять навчання по основним модулям системи окремо для кожного типу користувачів. Після навчання проект офіційно переходить в промислову експлуатацію і починається стадія підтримки згідно договору.

Оцініть корисний ефект від впровадження системи

Впровадження системи електронного документообігу  (СЕД) – важливий крок на шляху до автоматизації бізнесу

Впровадження системи електронного документообігу – це процес налаштування та інтеграції системи, що дозволяє швидко перевести роботу з документами в електронний формат. Впровадження СЕД може бути виконане на серверах Замовника або ж система може бути надана на хмарі (в форматі SaaS). У кожного з варіантів впровадження є безперечні переваги.

Впровадження СЕД (система електронного документообігу) за моделлю SaaS (Software as a Service)

Впровадження СЕД для вашої компанії за моделлю SaaS, як правило, надає можливість “легкого входу” і відразу вирішує ряд складних завдань, що виникають у замовника: придбання або виділення серверних потужностей, налагодження та ліцензування супутнього програмного забезпечення, підтримка інфраструктури, забезпечення політик безпеки.

Впроваджуючи СЕД за моделлю SaaS, ви отримуєте повністю готове рішення, мінімальні інвестиції в інфраструктуру, стабільну роботу ПЗ і налаштовані інтеграції.

Таким чином впровадження СЕД складається з наступних ключових етапів:

  1. Налаштування функціональних модулів системи та інтеграція з іншими обліковими системами Замовника;
  2. Налаштування бізнес-процесів, рольової політики, звітних форм, шаблонів документів, довідників;
  3. Навчання користувачів та адміністраторів.

Впровадження системи електронного документообігу (СЕД) за моделлю On-Premise (Onsite)

Для розгортання і підтримки системи електронного документообігу на серверах Замовника, компанія повинна виділити серверні потужності, налаштувати інфраструктуру, забезпечити виконання процедур backup, видати адміністраторам системи інструменти для віддаленого доступу та інтеграції системи, контролювати версійність модулів системи. Впроваджуючи СЕД на серверах Замовника, необхідно забезпечити ліцензування всіх компонентів, підтримувати працездатність обладнання. При цьому беззаперечною перевагою використання СЕД on-premise є можливість доступу співробітників компанії до системи через внутрішню мережу (Інтернет), дотримання локальних політик безпеки, фізичний доступ до сховища електронних документів.

Підключення СЕД по моделі onsite складається їх таких основних етапів:

  1. Виділення і налаштування серверних потужностей (тестового та продуктивного), налаштування інфраструктури та інсталяція програмного забезпечення;
  2. Налаштування функціональних модулів системи, інтеграція з зовнішніми сервісами для повноцінної роботи, інтеграція з системами Замовника;
  3. Налаштування бізнес-процесів, рольової політики, звітних форм, шаблонів документів, довідників;
  4. Навчання користувачів та адміністраторів й перехід в промислову експлуатацію.

Впровадження системи електронного документообігу при будь-якому з варіантів ліцензування починається з аналізу вимог замовника і формування робочої групи. Команда фахівців аналізує вже існуючі бізнес-процеси документообігу і формат взаємодії співробітників. В результаті робоча група складає список цільових процесів для автоматизації.

Розгортання системи включає в себе установку і первинне тестування повного комплексу програмного забезпечення, розробку зовнішніх і інтеграційних модулів, повну підготовку інфраструктури.

На етапі налаштування системи проектуються необхідні бізнес-процеси в BPM модулі, формується номенклатура, створюються необхідні звіти, додаються шаблони документів, налаштовуються електронні форми документів і видаються права і ролі для майбутніх користувачів системи.

Впровадження СЕД на заключному етапі характеризується переходом в дослідну експлуатацію програмного забезпечення. Фахівці Almexoft проводять фінальну демонстрацію налаштованих процесів, звітів і електронних карток документів. Проводиться повноцінне навчання користувачів за основними функціональними модулями роботи.

Підключення СЕД до ІТ-ландшафту компанії часто дозволяє вирішувати завдання “оркестрації систем”. Така можливість з’являється завдяки функціоналу BPM і відкритого API (в AlmexECM використовується технологія Apache Thrift). Бізнес-процеси в системі можуть створюватися стороннім програмним забезпеченням, нативно виконуватися в системі, а результат виконання бізнес-процесу може бути переданий в облікову систему або систему аналітики.

Ваше повідомлення надіслано, дякую!
Залишилися питання? Напишіть нам і ми зв'яжемося з вами